Sommaire de l'article
La boite postale et son utilité
Les démarches à considérer pour pouvoir ouvrir une boite postale
Créer sa société avant d’ouvrir sa boite postale
La boite postale est aussi utile pour un professionnel qu’un particulier. Pour une entreprise, elle permet de réceptionner les courriers physiques à une adresse spécifique. Ce système est tout particulièrement pratique si la société n’a pas mis en place un système de gestion de ses courriers physiques. La boite postale a également d’autres rôles majeurs dans la vie de la société. Mais qu’est-ce que la boite postale réellement et comment la mettre en place. Les détails dans les quelques lignes qui suivent. La boite postale et son utilité
Une boite postale, c’est quoi ?
Une boite postale est un dans premier temps, un casier qui permet de recevoir des lettres. Il s’agit également d’un service destiné à la réception de courriers. Dans les deux cas, généralement, la boite postale se trouve dans un bureau de poste. Contrairement à ce que l’on pense, la boite postale n’est pas seulement destinée à un usage professionnel. Il est également possible pour un individu physique d’ouvrir et d’avoir une boite postale. Pour le service, le bureau de poste met en location la boite qui permet de recevoir les lettres. L’entreprise va ainsi avoir un numéro de boite postale, mais aussi la boite qui permet de recevoir les lettres. En contrepartie, la société locataire s’acquitte de frais d’abonnement qui peuvent être annuels ou à la saison. En outre, comme le casier de la boite postale se situe au niveau du bureau de poste, l’entreprise ou l’individu physique doit se déplacer pour récupérer les courriers qu’il a reçus. Pour cela, il doit respecter les heures d’ouverture du bureau de poste. Une fois devant le boitier numéroté, il doit le déverrouiller avant d’accéder à son contenu. Le numéro de la boite postale sert d’indicatif chiffré de correspondance pour l’entreprise. Ainsi, lorsque son correspondant envoie une lettre, cette dernière ne sera pas adressée à l’adresse du siège social de la société, mais à la boite postale. Pour ce faire, il faut mentionner BP suivi de l’indicatif chiffré de boite postale.L’utilité d’une boite postale
Avoir une boite postale est possible pour un individu physique, mais aussi pour une société. Une association peut également demander à avoir sa propre boite postale. La question est de savoir pourquoi est-ce intéressant d’avoir ce type de boitier au bureau de poste. Pour un individu physique, avoir une boite postale permet de recevoir ses courriers à tout moment, sans risquer de les perdre. En effet, pour une personne qui a beaucoup de correspondances, mais qui se déplace fréquemment, accumuler des lettres dans une boite aux lettres personnelles n’est pas pratique. Si vous êtes absents sur une longue période, les lettres peuvent se détériorer ou se perdre. La boite postale permet de stocker les courriers longtemps sans risquer de les perdre. Pour un professionnel, la boite postale évite d’engager un service qui gère les courriers en interne. Ce qui réduit les charges de fonctionnement. De plus, la société bénéficie d’une adresse spécifique qui permet à ses correspondants d’envoyer les lettres, sans encombrer le service administratif du siège social. Les courriers sont ainsi, reçus dans la boite postale au niveau du bureau de poste. Ils y sont stockés en toute sécurité et seule l’individu en possession de la clé de déverrouillage peut accéder à son contenu. Les centres postaux sont tenus dans la confidentialité dans ce cas, et ne peuvent ni ouvrir la boite ni divulguer le nom de son propriétaire à des tiers. Par ailleurs, tant que la société s’acquitte des frais d’abonnement, il peut accéder à son boitier et à son contenu, en respectant les horaires d’ouverture du bureau de poste. Mais également, au moment de la création de l’entreprise, cette boite postale peut servir d’adresse de domiciliation administrative si la société n’a pas encore d’adresse fixe.La boite postale : quelles limites ?
Malgré ces avantages, la boite postale connait quelques limites qu’il faut prendre en compte avant d’en ouvrir une. En effet, pour pouvoir consulter le contenu de votre boite postale, vous devez vous déplacer vers le bureau de poste où est installé votre casier. Ce qui peut être chronophage. Mais également, lorsque vous effectuez l’ouverture de la boite postale, ce sera le même problème. Il est nécessaire de se déplacer et de rencontrer le responsable au niveau du centre postal. Malgré cela, il est possible que le bureau de poste de votre département ne propose pas de boitier postal. Ce qui est fréquent dans certaines métropoles, comme Paris, où il y une rupture de casiers disponibles à la location. Par ailleurs, lors de l’ouverture de la boite postale, vous devez faire en sorte de présenter un justificatif de domicile. Cela permet de prouver que votre société est bien domiciliée dans le département où est situé le centre postal. Et enfin, ne vous attendez pas à recevoir autre chose que des lettres dans la boite postale. Ce type de boitier ne permet que la réception de courrier physique. Il faut aussi noter que le service de boite postale n’a pas de reconnaissance administrative et fiscale. Autrement dit, on ne peut pas s’en servir pour la domiciliation fiscale et commerciale de la société. Il faut de ce fait, éviter de faire parvenir vos factures ou autres documents juridiques et commerciaux dans la boite postale.Les démarches à considérer pour pouvoir ouvrir une boite postale
Pour pouvoir ouvrir une boite postale, rien de plus simple. Il suffit de se rendre à un centre postal proche de chez vous. Les boites postales peuvent être louées à la saison ou à l’année. Pour créer la boite postale, vous aurez à vous munir d’un justificatif de domicile. Pour une entreprise, il s’agira de l’attestation de domicile du siège social de la société, comme pour ouvrir une boutique de vêtement. Munissez-vous également de l’extrait Kbis de votre société. Le responsable du centre postal va alors vous présenter les diverses options de location et d’abonnement. Une fois que vous aurez choisi l’option qui vous convient le plus, on vous présentera un contrat de location. Dès lors que vous aurez accepté les conditions du contrat, vous pouvez passer à sa signature. Le responsable du bureau postal va alors vous délivrer la clé qui permet de verrouiller et déverrouiller l’accès au boitier. Vous aurez aussi l’indicatif chiffré assigné à votre boite postale, c’est-à-dire, les lettres BP suivi d’un numéro spécifique. La clé, la boite postale et l’indicatif chiffré du boitier sont à votre disposition et opérationnels à partir de ce moment et jusqu’à la date de clôture du contrat.Créer sa société avant d’ouvrir sa boite postale
Pour pouvoir ouvrir une boite postale, il est recommandé d’avoir une identité juridique, si vous comptez l’utiliser pour votre société. Pour ce faire, il faudra procéder aux démarches administratives nécessaires pour la création d’entreprises.Le choix de la forme juridique de la société
Pour créer un nouvel établissement professionnel, comme pour acheter un restaurant, il faut commencer par bien étudier sa forme juridique. En effet, le statut juridique aura un impact sur la vie sociale, administrative et fiscale de la société. Pour avoir votre boite postale dans ce cas, vous pouvez opter pour :L’entreprise individuelle
L’entreprise individuelle vous permet d’ouvrir la boite postale rapidement étant donné que la procédure de création de l’EI est relativement simple. Vous n’aurez qu’à déclarer votre activité et demander la constitution de l’entreprise au niveau du CFE. Une fois le dossier de création déposé au CFE, vous aurez votre SIRET. Le SIRET et le certificat de résidence de votre domicile suffisent pour ouvrir votre boite postale. Mais attention, en choisissant ce statut, vous ne pourrez pas faire un gros chiffre d’affaires. Votre responsabilité sera également illimitée en cas de défaut de paiement de dettes de votre entreprise.Les sociétés commerciales à associé unique
Dans cette catégorie, on retrouve les EURL et les SASU. Ces deux statuts vous offrent la possibilité de ne s’engager avec aucun associé. Cependant, contrairement à l’EI, vous n’aurez pas de plafond quant au chiffre d’affaires que votre établissement va réaliser. Vous aurez également une responsabilité limitée à ce que vous avez apporté dans le capital social de la société. Par contre, il faut passer par quelques démarches administratives complexes pour pouvoir immatriculer votre société.Les sociétés commerciales à plusieurs associés
Pour pouvoir investir avec plusieurs associés, vous avez les statuts SARL et SAS. Ces deux formes de sociétés permettent de gérer un établissement plus facilement étant donné que vous ne vous engagerez pas seul. On peut ainsi, réunir un montant plus élevé dans le capital social. Vous aurez également plus de facilité à avoir l’appui d’une banque avec ces formes de sociétés. Un établissement de crédit aura plus confiance à plusieurs associés engagés qu’un seul. Toutefois, la démarche de création sera plus complexe, tout comme la gestion, surtout pour la SARL. Avec une SAS, il y a plus de liberté dans le mode de gestion de la société. Vous aurez également la possibilité de devenir le gérant de la SARL, en tant que salarié si vous êtes associé minoritaire. Pour un SAS, les associés sont libres de nommer le président qui dirigera la société. Ce dernier sera assimilé au régime de salarié.La rédaction des statuts de la société
Pour une société commerciale comme une SARL, EURL, SAS et SASU, la démarche de création de l’entreprise doit passer par la rédaction des statuts. Une étape qui ne concerne pas l’EI. Les statuts de la société doivent être réalisés par écrit, datés et signés par tous les associés. Dans ces statuts, on pourra voir le fonctionnement de la société. On y trouvera également les informations qui suivent :- Le statut juridique de la société,
- Son objet social,
- Le nom de l’entreprise (dénomination sociale),
- Son siège social,
- Sa durée de vie,
- L’identité des associés,
- L’identité des gérants ou du président,
- La répartition du capital social.
