Adresse Administrative d’Entreprise : Quelle Importance et Comment la Choisir ?

Lorsque vous procédez à la création de votre entreprise, vous devez choisir la bonne adresse administrative où la domicilier. Effectivement, le législateur exige que vous dotiez votre société d’une adresse administrative claire et exacte où va se situer son siège social. Cette adresse va permettre aux autorités, à vos partenaires et aux tiers de vous contacter. L’adresse administrative de votre entreprise est un vecteur de communication indispensable. Elle vous donne de la crédibilité et facilite la communication avec les tiers. Mis à part ces différents points, d’autres informations sont également à connaitre concernant l’adresse administrative de l’entreprise.

Domicilier une entreprise : de quelle démarche s’agit-il ?

L’adresse administrative d’une entreprise, c’est quoi ?

Lorsqu’on parle d’adresse administrative, on met en avant l’adresse qui déterminer le siège social de l’entreprise. C’est cette adresse qu’on doit retrouver dans tous les documents officiels de la société, lorsqu’elle procède à des démarches officielles. Ainsi, en cas de dissolution d’une SASU, on retrouvera cette adresse dans les documents diffusés par l’entreprise et ceux qui sont enregistrés aux autorités compétentes. Cette adresse va ainsi, aider le chef d’entreprise à faire connaitre le domicile de son établissement. C’est également à travers cette adresse administrative qu’on pourra lui faire parvenir ses courriers (ceux de la société). Par ailleurs, on ne pourra clôturer l’étape de création d’entreprises que si on a une adresse administrative bien définie. Elle va servir dans la procédure d’immatriculation de la société. En d’autres termes, le centre de formalité des entreprises ainsi que le registre du commerce et des sociétés en auront besoin. Par ailleurs, si une SCI est en dissolution après la vente d’un immeuble, pour la procédure de liquidation et radiation, on doit mentionner cette adresse administrative.

Quand faut-il définir l’adresse administrative d’une entreprise ?

Vous devez élire le domicile de votre entreprise et avoir une adresse administrative dès sa création. Il vous sera même demandé d’avoir une adresse administrative avant même d’entamer les étapes de la création de la société. Effectivement, lorsque vous procédez à la demande d’immatriculation sur le guichet unique de l’INPI, on vous demandera une attestation de domiciliation. Vous devez également fournir cette attestation lorsque vous vous enregistrez au registre du commerce et des sociétés (RCS) et sur le registre national des entreprises (RNE).

Elire le domicile une entreprise et avoir une adresse administrative : est-ce obligatoire ?

Avoir une adresse administrative est obligatoire, en référence au Code du commerce dans son article L.123-11. effectivement, c’est à cette adresse que va se trouver le siège social de la société. Cependant, cette adresse de domiciliation permet aussi de connaitre :

• La nationalité de la société,
• Le tribunal compétent si des litiges se présentent,
• La zone départementale où se situe l’entreprise et où elle doit publier ses annonces légales,
• Le service fiscal compétent étant donné que l’adresse administrative de l’entreprise sera aussi sa domiciliation fiscale.

À noter qu’il est possible que l’adresse du siège social ou de domiciliation ne soit pas celle où l’entreprise exerce ses activités. Toutefois, il est aussi possible que ce soit la même adresse. Le législateur n’exige pas que l’adresse du siège social soit la même que l’adresse d’exercice de l’activité de la société.

Où élire l’adresse du siège social de son entreprise ? Les options possibles

Pour pouvoir choisir l’adresse administrative de votre entreprise, vous avez différentes options possibles.

Choisir le domicile du représentant légal comme adresse administrative de l’entreprise

Spécificités de cette solution

Sachez que vous avez parfaitement le droit de choisir l’adresse de votre entreprise chez son représentant légal. Selon le type de société dans ce cas, l’adresse peut être celle du gérant ou du président de l’entreprise. En d’autres termes, l’adresse personnelle du représentant légal va également être celle de la société, c’est-à-dire, l’adresse de son siège social. Cependant, cette option a une durée limitée. Vous ne pouvez pas domicilier indéfiniment l’entreprise chez le représentant légal. Cette option ne peut durer que 5 ans à compter de sa date d’immatriculation. Vous devez également respecter un certain nombre de conditions avant de pouvoir élire la domiciliation de votre entreprise chez le représentant légal :

• Le domicile doit être la propriété du représentant légal ou un logement qu’il loue à titre de résidence principale,
• Le document d’engagement de location ou les règles de copropriété ne doivent pas s’opposer à la domiciliation d’une entreprise en son sein,
• Il faut aussi que la règle d’urbanisme ne présente pas d’opposition à ce type de domiciliation.

Les avantages de cette solution

• Aucun ou le minimum de frais engagé,
• Déduction d’une partie des loyers et des dépenses de l’entreprise sur ses bénéfices.

Les inconvénients de cette solution

• Confusion entre vie personnelle et vie professionnelle,
• Possibilité d’interdiction de domiciliation en fonction du contenu des règles d’urbanisme et de copropriété.

Opter pour un lieu de commerce pour la domiciliation du siège social de l’entreprise

Spécificités de cette solution

La société peut également acquérir ou louer un lieu de commerce. Ainsi, ce sera l’adresse de ce dernier qui va servir pour la domiciliation de l’entreprise. Si l’espace est loué par l’entreprise, on peut établir un contrat de location de commerce. Il est également possible que ce soit un local sous contrat de location gérance. Même si ces options permettent à l’entreprise d’avoir sa propre adresse, elles reviennent assez chères pour l’enseigne. En ce sens, investir dans un espace de commerce, que ce soit par une location ou pour une acquisition, demande un capital initial conséquent. De plus, l’établissement doit respecter les normes concernant les locaux qui reçoivent du public (ERP). Il doit aussi prendre en considération les règles concernant la vente du fonds de commerce ainsi que celles sur la cession de bail.

Les avantages de cette solution

• La vie personnelle et professionnelle du dirigeant est parfaitement séparée,
• On pourra gérer de manière indépendante le siège social de l’entreprise.

Les inconvénients de cette solution

• Solution onéreuse,
• Mode de gestion qui peut vous prendre beaucoup de temps.

Domicilier le siège social de l’entreprise chez une société de domiciliation

Spécificités de cette solution

Il existe de nombreuses sociétés qui offrent des services de domiciliation d’entreprise. Ainsi, vous pourrez disposer d’une adresse administrative qui permet la domiciliation de votre siège social. Ce type d’entreprise vous fournit seulement l’adresse de domiciliation et non un bâtiment comme local. De ce fait, vos lettres et courriers seront envoyés à cette adresse que vous pourrez récupérer à tout moment. À noter dans ce cas que la société de domiciliation peut domicilier plusieurs entreprises à la fois. Cette option de domiciliation ne vous coûtera pas chère. De plus, vous disposerez d’une adresse de prestige et de services annexes que la société de domiciliation vous proposera. Comme prestations annexes, elle peut vous fournir un service de :

• Réception de vos courriers,
• Traitement de vos courriers,
• Secrétariat (recevoir vos appels téléphoniques),
• Mise à disposition de salle de réunion,
• Mise à disposition d’espace de travail,
• Accès à divers équipements (ordinateur, imprimantes, photocopieurs, mobiliers de bureau, etc.).

Les avantages de cette solution

• Une adresse reconnue,
• Un service qui offre de la sécurité,
• Un tarif de service peu cher,
• L’accès à des contacts professionnels, domiciliés à la même enseigne,
• Adresse professionnelle et personnelle bien séparée,
• Un service qui vous fait gagner du temps,
• Des offres annexes dont on peut bénéficier.

Les inconvénients de cette solution

• Plus cher que la domiciliation chez le chef d’entreprise

Choisir la domiciliation dans un espace de coworking

Spécificités de cette solution

Ce sont surtout les start-ups qui optent pour ce type de solution. En effet, ce type d’établissement a été créé pour héberger les entreprises récentes. Comme mode d’organisation, un espace de coworking héberge plusieurs jeunes entreprises qui vont cohabiter sous la même adresse. Ce type d’établissement aide les jeunes entreprises à se développer. Il leur fournit une adresse administrative, un espace de travail, des équipements, etc. Et ceci, en contrepartie de frais de location.

Les avantages de cette solution

• Accès à un espace côtoyé par plusieurs autres professionnels,
• Accès à différents équipements et locaux de travail,
• Pas de droit au bail ;
• Aucune nécessité de déposer une garantie.

Les inconvénients de cette solution

• Stockage de marchandises impossible pour les sociétés commerciales,
• Impossibilité de recevoir sa clientèle.

Domicilier la société chez une pépinière d’entreprise

Spécificités de cette solution

Cette option se destine également aux jeunes entreprises qu’on connait aussi sous le nom d’incubateur. Pour pouvoir intégrer un incubateur, votre entreprise doit faire une demande au préalable. Généralement, cette demande se fait dans les 6 mois qui suivent l’immatriculation de la société. Si votre demande n’arrive pas dans ce délai, la pépinière d’entreprise peut vous refuser l’accès à l’offre de domiciliation. Vous devez également prévoir des coûts pour intégrer ce type de société. Les frais vous coûteront en moyenne 200 euros par mois.

Les avantages de cette solution

• Possibilité de se faire accompagner et de disposer de divers équipements,
• Prestations annexes offertes,
• Accès à diverses expertises en échangeant avec les autres dirigeants d’entreprises intégrant la pépinière.

Les inconvénients de cette solution

• Places souvent restreintes,
• Durée de domiciliation limitée à 4 ans maximum.

Procédure de domiciliation d’une entreprise : que savoir ?

En fonction du type de domiciliation que vous aurez choisi, on vous demandera des procédures spécifiques à suivre.

Le cas d’une domiciliation dans un espace de commerce

Si vous optez pour ce type de domiciliation, vous devez signer un document d’engagement de location commerciale ou professionnelle avec le loueur. Toutefois, cela ne sera pas nécessaire si vous faites l’acquisition du local de commerce. Ce bail ou l’acte de vente de l’espace devra être conclu avant l’établissement des statuts de l’entreprise. Effectivement, l’adresse administrative de cette dernière va être mentionnée dans les statuts. Par ailleurs, lors de l’immatriculation de la société, on doit justifier la disponibilité de cette adresse administrative à l’administration compétente. Pour ce faire, il faudra faire parvenir :

• Un double du document d’engagement de location si le lieu de commerce est loué,
• Ou une copie du titre de propriété. C’est le cas si vous avez fait l’acquisition du lieu de commerce.

Le cas d’une domiciliation au niveau d’une entreprise de domiciliation

Disposer d’une adresse administrative au niveau d’une entreprise de domiciliation vous coûtera en moyenne 40 euros par mois. De plus, la procédure de domiciliation est relativement simple. Pour ce faire, vous n’aurez qu’à trouver la bonne entreprise qui fournit ce genre de prestation. Il vous faudra alors scruter et comparer les offres existantes en prenant soin de vérifier la réputation de l’entreprise. Le tarif et les services annexes proposés doivent aussi faire l’objet d’une grande attention de votre part. Une fois le prestataire choisi, vous aurez à :

• Opter pour l’adresse administrative que l’entreprise propose et qui vous convient,
• Choisir les prestations supplémentaires parmi celles que l’entreprise de domiciliation propose.
• Envoyez les informations que la société de domiciliation demande concernant votre société et sur le dirigeant,
• Procédez à la signature d’un contrat d’engagement de domiciliation.

Choisir l’adresse administrative de la société chez soi ou chez le dirigeant

La démarche demandée pour domicilier votre société chez vous ne relève d’aucune complexité majeure. Toutefois, comme stipulé en haut, vous devez être en respect des quelques conditions exigées par cette option de domiciliation. Par ailleurs, pour pouvoir domicilier le siège social de votre entreprise chez vous, vous aurez juste à faire parvenir une attestation de jouissance aux autorités compétentes. Comme attestation de jouissance, vous avez :

• Le document d’engagement de location,
• La facture en eau ou en électricité,
• Le titre de propriété,
• Etc.

L’avantage avec ce choix c’est que vous n’aurez aucuns frais à payer outre votre cotisation à la CFE.

La domiciliation dans un incubateur

Pour pouvoir intégrer un incubateur ou une pépinière d’entreprise, vous devez faire une demande spécifique. Cela vous oblige à établir un dossier de candidature. Mais avant cela, vous devez aller à la recherche de la bonne pépinière où vous souhaitez domicilier votre entreprise. Effectivement, certains incubateurs n’acceptent que des secteurs d’activité bien définis. Idéalement, choisissez une pépinière qui se situe dans votre région ou votre département. Ensuite, procédez à la préparation de votre dossier de candidature. Pour terminer, déposez le dossier chez l’incubateur qui vous convient. Dans le cas où la pépinière a retenu votre candidature, on vous demandera encore de présenter votre projet. Un comité va alors se charger de l’évaluer et de décider de confirmer ou non votre intégration au sein de l’incubateur. Une fois cette étape passée et si vous êtes retenu, vous signerez un document d’engagement de location de 3 ans avec l’incubateur. Vous aurez aussi votre adresse administrative qui va servir dans la création et l’immatriculation de votre société.

Domicilier une entreprise, combien ça coûte ?

Pour avoir une adresse administrative pour votre société, le coût va dépendre de l’option de domiciliation choisie :

• Avoir une adresse administrative au sein d’une société de domiciliation : en moyenne 40 euros par mois. Ce coût peut augmenter en fonction de la prestation en sus que vous aurez choisi,
• Choisir l’adresse du chef d’entreprise : aucuns frais ne sont à prévoir sauf pour l’acquittement de la cotisation foncière des entreprises,
• Opter pour la domiciliation dans un incubateur : le coût s’évalue au m². En moyenne, il est de 200 euros par m²,
• L’achat ou la location d’un local de commerce : Si vous louez l’espace, prévoyez environ 1000 euros par mois. Pour une acquisition, cela va dépendre de la zone géographique et de la superficie du local.
• L’option du coworking : Le coût va également dépendre de la superficie des locaux et de la zone géographique choisie. Il faut aussi considérer le nombre de colocataires qui va engager l’espace de coworking.

L’étape de création de l’entreprise après sa domiciliation

Dans la procédure de création d’entreprise, une fois que vous avez votre adresse administrative, vous pouvez procéder aux étapes ci-après :

• Rédiger les statuts de la société. Cela ne concerne pas les micro-entreprises. Pour les sociétés commerciales, c’est dans les statuts qu’on retrouve les informations concernant l’identité de l’entreprise. Ainsi, on doit y mentionner l’adresse administrative de son siège social.
• Déposer le capital social. Cette procédure s’effectue chez le notaire ou sur un compte en banque bloqué au nom de l’entreprise.
• Faire une annonce légale de création de la société. Sa diffusion s’effectue sur un support d’annonce légale agréé. Dans cette annonce, on retrouvera obligatoirement l’adresse du siège social de la société.
• Immatriculer l’entreprise.